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Cumplir con el formulario I-9 es una obligación legal y comercial para todos los empleadores de EE. UU. La aplicación de la ley está aumentando en todo el país, y Florida, en particular, está endureciendo los requisitos a través de E-Verify. La participación obligatoria en E-Verify es un nuevo elemento para el cumplimiento de las normas de inmigración por parte de los empleadores. El incumplimiento puede dar lugar a sanciones graves tanto para su empresa como para sus empleados.
Requisitos de Florida sobre el formulario I-9 y el programa E-Verify: lo que los empleadores deben saber
E-Verify en Florida es un nuevo requisito que complementa las directrices federales. Los empleadores privados de Florida ahora deben seguir un paso adicional para contratar empleados. Es importante destacar que, si bien E-Verify está diseñado teniendo en cuenta el cumplimiento de los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS), todas las nuevas contrataciones, incluidas las de ciudadanos estadounidenses, deben procesarse a través de E-Verify.
¿Qué es E-Verify?
E-Verify es un sistema en línea gestionado por el Departamento de Seguridad Nacional (DHS). E-Verify compara los datos de los formularios I-9 con la información del DHS y de la Administración del Seguro Social. Su uso es gratuito para todos los empleadores de EE. UU. y está diseñado para confirmar la elegibilidad para el empleo. Los contratistas federales están obligados a utilizar E-Verify desde 2009, en virtud de una orden ejecutiva presidencial y del Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR).
Aunque E-Verify existe desde la década de 1990 como base de datos federal, Florida solo recientemente ha exigido a los empleadores privados que también utilicen el sistema. El uso voluntario siempre ha estado disponible en Florida. E-Verify ya era obligatorio para todos los empleadores públicos, contratistas y subcontratistas de todo el estado desde 2021.
Requisitos de la I-9 en Florida
Los requisitos del formulario I-9 de Florida reflejan la ley federal. Su empleado debe poder presentar documentos aceptables que demuestren su identidad, así como su autorización para trabajar en los Estados Unidos. Tanto los empleadores como los empleados deben proporcionar la documentación necesaria para el formulario I-9. Además, el empleador debe conservar durante al menos tres años los registros que demuestren el cumplimiento de las leyes federales del formulario I-9, según el proyecto de ley 1718 del Senado.
Requisitos de E-Verify en Florida
A partir del 1 de julio de 2023, de conformidad con la sección 448.095 de los Estatutos de Florida, todos los empleadores privados de Florida con más de 25 trabajadores están obligados a utilizar el sistema en línea E-Verify. E-Verify debe utilizarse para confirmar la elegibilidad de un empleado para trabajar en los Estados Unidos en un plazo de tres días hábiles a partir de su fecha de inicio. Esto no sustituye al sistema I-9, sino que añade otra capa de cumplimiento. Los empleados deben proporcionar su nombre, dirección, fecha de nacimiento y número de la seguridad social para participar en E-Verify.
En caso de que E-Verify no esté disponible durante los tres primeros días desde la fecha de inicio del empleado, los empleadores deben realizar capturas de pantalla diarias o demostrar de otro modo la inaccesibilidad del sistema y conservar registros de dicha interrupción del sistema durante al menos tres años.
Las empresas de Florida también deben incluir la certificación de E-Verify en las declaraciones de cada año natural de la Declaración de impuestos por reempleo. Los empleadores que utilicen E-Verify de forma voluntaria también pueden certificar el cumplimiento en la primera declaración de cada año natural.
¿Quién debe utilizar E-Verify en Florida?
Todos los empleadores privados de Florida con más de 25 empleados están ahora sujetos a las leyes E-Verify del estado. Las empresas que prestan servicios en Florida también deben cumplir los requisitos de E-Verify, incluso si no tienen su sede en el estado. Esto significa que las empresas, contratistas o franquicias que operan en varios estados deben consultar con abogados de inmigración de Florida para asegurarse de que sus sedes en Florida cumplen con la ley E-Verify.
Las empresas con menos de 25 empleados no están obligadas a utilizar E-Verify en Florida. Los contratistas independientes, así como los trabajadores que prestan servicios en hogares privados, también están exentos de E-Verify en Florida.
El costo del incumplimiento para los empleadores de Florida
El cumplimiento de las normas de inmigración puede ser costoso, pero el incumplimiento lo es aún más. Las multas impuestas por el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de los Estados Unidos (ICE) a los empleadores que incumplan los requisitos del formulario I-9 y del sistema E-Verify pueden oscilar entre 288 y 28 619 dólares. Las tarifas varían en función de si se trata de la primera infracción, de la buena fe del empleador, del tamaño de la empresa y de otros factores diversos. Sin embargo, en algunos casos, también es posible que se inicie un proceso penal.
Las auditorías e investigaciones del ICE son un riesgo constante para los empleadores de Florida. Las tasas de inspecciones y redadas del ICE en Florida están aumentando considerablemente bajo la administración Trump. Por ejemplo, en mayo de 2025,la «Operación Tidal Wave»dio lugar al mayor número de detenciones del ICE en una sola semana en la historia del estado.
Sin embargo, la nueva medida de E-Verify ha añadido otro obstáculo para los empleadores privados de Florida. Las multas por incumplimiento de E-Verify son elevadas, a partir de 1000 dólares al día hasta que se corrija el problema. Las empresas también pueden perder contratos gubernamentales, así como estar sujetas a la pérdida de licencias, franquicias, permisos, certificaciones, registros, estatutos o cualquier otra forma de autorización exigida por la ley, en algunos casos. Los contratistas también son responsables de los costes adicionales en que incurra un organismo público si se rescinde un contrato por incumplimiento de E-Verify.
Gestión de riesgos mediante el cumplimiento proactivo de las normas de inmigración
Las autoauditorías y las revisiones legales son la mejor protección antes de que ICE llame a la puerta. Algunos ejemplos de gestión de riesgos de inmigración laboral incluyen:
- Realizar revisiones internas periódicas del formulario I-9.
- Creación de procedimientos de incorporación coherentes
- Formación del personal de RR. HH. en políticas de cumplimiento de la normativa de inmigración.
- Implementación de prácticas sólidas de mantenimiento de registros y documentación.
- Invertir en ciberseguridad y protección de datos para que no se pierdan ni se dañen las copias de seguridad de los archivos.
Además, la ley de inmigración empresarial es compleja y se actualiza con frecuencia, especialmente en el estado de Florida. Mantenerse al día requiere una gestión activa y atención al detalle. Su empresa puede beneficiarse del asesoramiento externo sobre el cumplimiento específico de las normas de inmigración y la orientación a través de estos recientes cambios en las políticas. Brown Immigration Law está disponible para ayudar a los empleadores de Florida. Nuestra firma puede ayudarle a gestionar los riesgos, así como a detectar y resolver problemas antes de una inspección del ICE.
Obtenga ayuda para proteger su negocio
En Florida, es necesario cumplir con los requisitos de I-9 y E-Verify para proteger a los empleadores de costosas multas y riesgos legales. Los empleadores de Tampa y Florida deben considerar la posibilidad de realizar una revisión interna para asegurarse de que las prácticas de contratación estén actualizadas con las directrices estatales y federales. Si necesita una revisión del cumplimiento de las normas de inmigración de Florida o una consulta, póngase en contacto con Brown Immigration Law para obtener ayuda hoy mismo.
