El 18 de octubre de 2021, el Departamento de Seguridad Nacional de EE.UU. (DHS) anunció que las multas monetarias impuestas a los empleadores de EE.UU. por violaciones del Formulario I-9 se han incrementado para mantener el ritmo de la inflación. Para los empresarios que no cumplimenten, conserven y/o pongan a disposición de los inspectores los formularios I-9 tal y como exige la ley, las sanciones impuestas por infracciones pueden dar lugar a importantes multas y sanciones civiles. Para evitar el campo minado de errores y omisiones en el I-9, se anima a los empleadores a desarrollar protocolos I-9 y realizar autoauditorías periódicas como medidas proactivas para garantizar el cumplimiento. En el caso de una auditoría del ICE, los empleadores deben buscar inmediatamente un abogado de inmigración con experiencia para responder a las solicitudes de investigación y navegar por estos importantes procedimientos.
La finalidad del formulario I-9 es verificar la identidad y la autorización de empleo de las personas contratadas para trabajar en Estados Unidos. La Ley de Reforma y Control de la Inmigración de 1986 (Immigration Reform and Control Act, IRCA) se estableció para evitar el empleo de trabajadores no autorizados por parte de empresas estadounidenses. Como parte de esta ley, los empleadores tienen la obligación de inspeccionar los documentos proporcionados por los nuevos empleados para confirmar la autorización legal de empleo y deben completar y mantener adecuadamente un registro I-9 para cada empleado.
Por ley, todos los empresarios estadounidenses deben cumplimentar correctamente el formulario I-9 para cada trabajador, tanto ciudadanos como no ciudadanos. Tanto los empleados como los empleadores comparten la responsabilidad a la hora de cumplimentar el formulario. El empleado debe dar fe de su permiso legal para trabajar en Estados Unidos y presentar documentos aceptables que acrediten su identidad y autorización de empleo. A continuación, el empresario debe examinar los documentos originales facilitados por el empleado para determinar si parecen razonablemente auténticos y corresponden al empleado. Después de inspeccionar los documentos originales, el empleador o su representante autorizado debe registrar la información del documento en el Formulario I-9. Este proceso debe completarse y documentarse adecuadamente. Este proceso debe completarse y documentarse adecuadamente en un plazo de 3 días a partir del primer día de trabajo remunerado del nuevo empleado.
Aparentemente inocuo, el formulario I-9 de dos páginas a menudo se cumplimenta incorrectamente o se omite por completo, lo que puede dar lugar a multas y sanciones civiles asombrosamente punitivas. Los empleadores que no realizan auditorías internas o no forman y supervisan adecuadamente la preparación y el mantenimiento del formulario se exponen a un riesgo significativo. En el caso de una inspección del I-9, el ICE de EE.UU. notifica al empleador que debe proporcionar todos los formularios I-9 requeridos y la documentación relacionada para su inspección en un plazo de tres días hábiles. Tras la inspección, el funcionario del ICE que realiza la inspección examina los registros para detectar errores técnicos o de procedimiento e identificar cualquier infracción. En caso de infracciones sustantivas, especialmente en casos de errores u omisiones repetidos, las multas acumuladas pueden ser asombrosas. Por ejemplo, la gama actual de sanciones civiles por infracciones del papeleo del I-9 puede oscilar entre 237 y 2.360 dólares por infracción, independientemente de si el empleado está autorizado a trabajar o no.
Con las apuestas tan altas, los empleadores deben prestar mucha atención y garantizar el cumplimiento adecuado de la I-9 y el mantenimiento de registros y deben buscar asesoramiento profesional en el desarrollo de un plan. Brown Immigration Law ofrece servicios legales a los empleadores con respecto a los asuntos I-9, desde la asistencia proactiva de cumplimiento a la representación durante los procedimientos de ICE, las respuestas de auditoría, y las solicitudes de mitigación. Si bien algunos errores pueden corregirse y los importes de las multas reducirse parcialmente, los empleadores pueden evitar el estrés y los gastos significativos que suponen las infracciones del I-9 mediante la elaboración de políticas que establezcan procedimientos internos para garantizar que los formularios I-9 se cumplimenten, verifiquen, conserven y sean fácilmente accesibles.
